如何正確的使用信息技術工具？

　　隨著物聯網、大數據、云計算、區塊鏈等信息技術的快速發展，組織形態也正在發生變化。正確地使用信息化工具可以改善工作流程，提升數據洞察力，提高員工培訓效果，以及整體改善業務運行效率。可以極大地提高公司整體運營效率，提高整個公司的勞動生產率、溝通效率、協作水平、員工士氣等。

　　信息技術加快了組織中的溝通過程，使整個組織內的溝通更加有效和準確，比如使用項目管理軟件，可以快速處理任務、共享文件、開展討論、查看項目進展，實現團隊與任務管理的輕松協作。在智能化程度較高的企業，可以通過大數據算法提供最優化的時間和路徑計算與調度，根據提供的項目內容和限制條件快速設計最佳路徑和資源分配方案。

　　信息技術對組織的生產成本也有重大影響，極大地提升資產盤點、成本核算的效率。在會計核算領域，華為就是一個標桿。它將標準業務場景的會計核算工作交給機器完成。目前，年平均約120萬單的員工費用報銷由員工通過智能設備自主完成，員工在自助報銷的同時，機器根據既定規則直接生成會計憑證，大大提高了組織效率。

　　正確的使用信息化技術工具需要考慮以下幾點：

　　（1）確定公司的需求

　　實施新技術以提高公司的整體績效必須是一項戰略決策。換句話說，不能“隨大流”或是“拍腦袋”來決定引進和使用哪種新技術。相反，確定公司的需求以及員工的需求，以選擇能夠滿足這些需求的正確技術，考慮以下幾點來進行：

　　? 公司是否落后于競爭對手，產生這樣的現象是什么；

　　? 評估公司目前的績效和效率，并且思考改進的可能性；

　　? 評估員工敬業度，積極性和工作效率，并且思考改進的可能性；

　　? 現有技術能否滿足公司的需求；

　　? 如果將新技術引入公司可以解決問題嗎？如果是，那么哪種技術最能解決問題？

　　（2）投資于新技術培訓

　　錯誤的使用技術工具不僅不能解決問題，還會降低組織效率。僅憑新技術并不能在一夜之間解決所有問題，對新技術的培訓也不是一夜之間就能完成的。成功地將新技術引入并整合到公司的工作流程中需要周密的計劃，并且投入金錢、時間和人力。強迫員工在一夜之間立即采用新技術可能會造成很大的壓力，這可能導致工作倦怠，降低工作效率和敬業度。

　　此外，清晰地與員工進行交流為什么要引入新技術，以及期望的結果是什么，是新技術成功適用的關鍵因素，許多公司在計劃引進新技術的時并未考慮到這一點。

　　3. 最大化客戶價值

　　企業的主要目標之一是創造最大的客戶價值。如今，面對苛刻的消費者需求，企業的壓力日益增加。通過提高客戶相關部門（例如客戶關懷或客戶體驗）的效率，可以增強客戶關系并提高客戶價值。另外，質量管理與公司的整體效率同等重要，如果沒有提供優質的產品或服務，那么客戶會根據自己的需求和目標尋找替代方案。

　　企業可以使用客戶匿名問卷、電話，郵件回訪、社交媒體頁面或其他在線工具來獲得客戶的反饋。找出客戶的期望值與公司目前提供的產品/服務之間的差距，使用客戶支持和解決方法工具，并且及時、快速地響應客戶的評論和反饋。

　　各部門領導需要積極參與決策過程，讓業務不同領域的專業人員參與決策過程，討論在不削減最終產品或降低服務質量的情況下改進產品/服務的方法，以捕獲多種建設性觀點來優化組織。

　　4. 領導力

　　為了使組織高效有效地運作，良好的領導力必不可少，主要表現在一下幾個方面：

　　（1）計劃

　　計劃是指領導者在確定組織為實現其目標而需要執行的各個動作，然后制定適應這些動作的行動方針、以及設計完成這些動作所需要的角色。良好的計劃意味著領導者具有優秀的統籌能力，即以最少的物力、勞動力、時間和其他資源來實現組織的目標。

　　（2）資源管理

　　為了提高組織的運作效率，優秀的領導者應根據情況制定合理的資源計劃，包括人力、財力、物力等，并且建立或優化有效利用資源的管控流程。

　　（3）指導

　　領導者需確定實現年度經營目標所需的能力，，然后主抓能力的提升，激勵員工最大程度地發揮潛能。同時，根據現實環境的變化，指導行動計劃的調整。

　　（4）監督

　　監督是指發現阻礙目標實現的錯誤并加以糾正的過程。缺少了監督，組織就不會高效的運作，一個流程延遲的單個錯誤很可能會中斷整個組織的運營。優秀的領導者會主動處理此類錯誤，查找組織的缺陷并測試其流程以發現缺陷，然后在錯誤發生之前加以改進。